Contratar a una empresa sin revisar previamente sus antecedentes legales equivale a firmar un cheque en blanco. En América Latina, donde los fraudes corporativos, el incumplimiento tributario y las quiebras fraudulentas son riesgos reales del entorno empresarial, la verificación de antecedentes de proveedores y socios comerciales se ha convertido en un paso obligatorio antes de establecer cualquier relación contractual. Esta guía explica paso a paso cómo hacerlo correctamente.
¿Por Qué Verificar Antecedentes Antes de Contratar?
No verificar los antecedentes de una empresa contratista o proveedora puede generar pérdidas financieras, daños reputacionales, multas regulatorias e incluso responsabilidad penal para tu organización. Según EY Forensic & Integrity Services, los riesgos asociados a terceros nunca han sido mayores: los proveedores, socios y subcontratistas tienen acceso a tu infraestructura, bases de datos y empleados, lo que amplifica exponencialmente el impacto de una mala elección.
En Chile, la Ley N° 21.595 de Delitos Económicos y Ambientales estableció expresamente que las empresas pueden ser penalmente responsables por delitos cometidos a través de terceros que gestionen negocios en su nombre. Esto significa que si contratas a un proveedor involucrado en lavado de activos o cohecho, tu empresa puede verse arrastrada en la misma investigación. La debida diligencia de terceros pasó así de ser una buena práctica a una obligación de cumplimiento normativo.
Conceptos Clave: Due Diligence y Debida Diligencia
Antes de entrar en el proceso, es importante entender los términos. La debida diligencia (o due diligence legal) es el proceso sistemático de identificar, evaluar y documentar los riesgos asociados a terceros, como clientes, proveedores, socios comerciales o beneficiarios finales. Su objetivo es prevenir delitos como el lavado de activos, financiamiento del terrorismo, cohecho, soborno y evasión tributaria, y proteger el patrimonio y la reputación de la empresa.
La debida diligencia no es un acto único: debe realizarse al inicio de cualquier relación comercial y mantenerse de forma periódica, con especial atención a cambios en la estructura de la empresa contratada, nuevas señales de alerta y actualizaciones anuales o semestrales según el nivel de riesgo.
Paso 1: Verificación de Identidad y Existencia Legal
El primer paso es confirmar que la empresa que deseas contratar existe legalmente y que su información formal es correcta. Esto parece obvio, pero es más común de lo que se cree encontrar empresas con documentación adulterada o constituidas con fines fraudulentos.
Para esta verificación debes revisar:
- Registro en el Servicio de Impuestos Internos (SII): Confirma la fecha de inicio de actividades, el giro comercial declarado, si tiene resolución de término o si está bloqueada
- Registro de Comercio: Verifica la constitución formal de la sociedad, sus socios o accionistas y el representante legal vigente
- Registro de Personas Jurídicas: En Chile, el Registro Civil e Identificación mantiene registros de sociedades por acciones y otros tipos societarios
- Plataforma Mercado Público (si contratas con el Estado): Permite verificar el historial contractual, sanciones y observaciones de la empresa en licitaciones previas
En Perú, esta verificación se realiza a través del RENIEC para datos personales de representantes legales y a través de SUNARP para la constitución societaria.
Paso 2: Revisión de Antecedentes Judiciales y Penales
Este es el paso más crítico y frecuentemente omitido. Debes revisar si la empresa —o sus representantes legales, directores y principales socios— tiene procesos penales, civiles o arbitrales activos que puedan comprometer su capacidad de cumplir contratos o que revelen patrones de conducta fraudulenta.
Las fuentes de consulta incluyen:
- Poder Judicial: Consulta de causas civiles, laborales y penales asociadas al RUT de la empresa o sus representantes
- Registros de quiebras e insolvencia: En Chile, la Superintendencia de Insolvencia y Reemprendimiento (SUPERIR) publica información sobre empresas en proceso de liquidación o reorganización
- Listas de la UAF (Unidad de Análisis Financiero): Verificación de si la empresa o sus representantes aparecen en listas de personas o entidades relacionadas con lavado de activos o financiamiento del terrorismo
- Listas OFAC y ONU: Para operaciones internacionales, consulta estas bases de datos de sanciones globales
Plataformas especializadas como Sheriff en Chile permiten realizar consultas en más de 25 fuentes simultáneas en cuestión de segundos, consolidando información judicial, tributaria y comercial en un solo reporte.
Paso 3: Evaluación del Cumplimiento Tributario y Financiero
Una empresa con deudas tributarias significativas o con irregularidades en sus declaraciones puede enfrentar embargos o clausuras en plena ejecución de tu contrato. La evaluación financiera debe contemplar:
- Deudas con el SII: Consulta si la empresa tiene deudas tributarias declaradas, notificaciones de incumplimiento o multas pendientes
- Boletín Comercial: Revisión de protestos de cheques, letras impagas y otros antecedentes de incumplimiento de obligaciones comerciales
- Estados financieros: Para empresas medianas o grandes, solicita balances auditados de los últimos dos años. Las empresas que cotizan en bolsa están obligadas a publicarlos en la CMF
- Comportamiento de pagos: Plataformas como CIAL Dun & Bradstreet permiten analizar indicadores financieros y el historial de pago a proveedores de la empresa que deseas contratar
Si la empresa presenta ingresos muy bajos en relación con el contrato que deseas firmar, o si sus balances no están disponibles cuando deberían estarlo, eso es una señal de alerta que justifica investigación adicional.
Paso 4: Verificación de Personas Políticamente Expuestas (PEP)
Un punto crítico en la debida diligencia moderna es identificar si los representantes legales, directores o dueños de la empresa son Personas Políticamente Expuestas (PEP): funcionarios públicos actuales o pasados, sus familiares directos o sus colaboradores cercanos.
Esto no significa que una empresa vinculada a un PEP sea fraudulenta, pero sí que requiere un nivel de revisión más exhaustivo, dado el mayor riesgo de conflictos de interés, cohecho o uso indebido de influencias. En Chile, la UAF mantiene lineamientos específicos para la identificación de PEP en el marco del cumplimiento AML (Anti-Money Laundering).
La revisión de historial PEP debe incluir:
- Consulta en bases de datos especializadas como Gesintel Compliance o World-Check
- Búsqueda de noticias adversas en medios de comunicación locales e internacionales
- Revisión de conexiones societarias en el Registro de Comercio para detectar empresas vinculadas
Paso 5: Análisis de Reputación Comercial y Prensa Adversa
Más allá de los registros formales, la reputación comercial de una empresa en el mercado es un indicador valioso. La búsqueda de prensa adversa consiste en revisar sistemáticamente noticias, reportajes y publicaciones que asocien a la empresa o sus representantes con fraudes, irregularidades, demandas colectivas o escándalos reputacionales.
Este análisis debe incluir:
- Búsqueda en Google News con el nombre de la empresa, RUT y representantes legales combinados con términos como “fraude”, “estafa”, “denuncia”, “multa” o “sanción”
- Revisión de redes sociales: Quejas masivas de clientes o exempleados en plataformas como LinkedIn, Twitter/X o sitios de reseñas de empleadores como Glassdoor
- Historial en organismos reguladores: En Chile, la CMF, la SUBTEL o la SEC (Superintendencia de Electricidad y Combustibles) publican sanciones y resoluciones contra las empresas fiscalizadas
Paso 6: Revisión de la Cadena de Propiedad (Beneficiario Final)
Uno de los mayores vacíos en los procesos de verificación tradicionales es ignorar quién está detrás de la empresa. Una razón social puede ser perfectamente limpia, pero estar controlada por personas o grupos con antecedentes problemáticos a través de estructuras societarias complejas.
La revisión del beneficiario final —la persona natural que en última instancia controla o se beneficia de la empresa— es hoy un estándar internacional obligatorio. Para realizarla:
- Analiza el árbol societario de la empresa revisando sus socios, y los socios de sus socios, hasta llegar a personas naturales
- Consulta plataformas como OpenCorporates o CIAL D&B para empresas con operaciones internacionales
- En Chile, la Ley 21.130 obliga a ciertas entidades a declarar a sus beneficiarios finales ante el SII
Herramientas y Plataformas para la Verificación
Realizar toda esta verificación manualmente puede ser tedioso. Afortunadamente, existen soluciones tecnológicas que automatizan el proceso:
| Herramienta | País / Alcance | Especialidad |
|---|---|---|
| Sheriff | Chile | +25 fuentes: judicial, SII, comercial |
| Gesintel / AMLupdate | Chile | Listas AML, PEP, prensa adversa |
| CIAL Dun & Bradstreet | Latinoamérica | Análisis financiero, comportamiento de pago |
| Tusdatos.co | Colombia | Antecedentes de proveedores y empleados |
| World-Check (Refinitiv) | Global | Listas de sanciones internacionales, PEP |
| Compliance GC | LATAM | Due diligence para proveedores en múltiples países |
Qué Hacer con los Hallazgos
Detectar una señal de alerta no significa necesariamente rechazar al proveedor, pero sí exige tomar acciones proporcionales al nivel de riesgo:
- Riesgo bajo: Documentar los hallazgos y continuar con la contratación, con monitoreo periódico
- Riesgo medio: Solicitar aclaraciones formales al proveedor, requerir documentación adicional o establecer cláusulas contractuales de compliance
- Riesgo alto: Escalar la decisión al área legal o al directorio, y evaluar si la relación comercial es viable
Sea cual sea la decisión, documenta todo el proceso. En caso de una auditoría o investigación regulatoria, demostrar que tu empresa realizó una debida diligencia razonable es la principal línea de defensa ante la posibilidad de responsabilidad penal compartida.
La Verificación Continua: No es un Proceso de Una Sola Vez
Un error frecuente es realizar la verificación solo al inicio de la relación comercial y no volver a revisarla. Las empresas cambian: pueden entrar en insolvencia, cambiar de dueños, recibir sanciones o involucrarse en investigaciones penales después de haber pasado tu primera revisión.
Lo recomendable es establecer un protocolo de monitoreo continuo que incluya:
- Alertas automáticas cuando el proveedor aparezca en nuevas listas de sanciones o noticias adversas
- Revisión anual o semestral del estado tributario y judicial
- Actualización de la información cuando existan cambios en la estructura societaria o en el representante legal
- Inclusión de cláusulas contractuales que obliguen al proveedor a notificar cambios relevantes
La Diligencia como Escudo Legal
Revisar los antecedentes legales antes de contratar una empresa es tanto una práctica de gestión de riesgos como una obligación normativa creciente. Con marcos legales como la Ley 21.595 en Chile o los estándares internacionales del GAFI en materia de AML, las empresas que omiten este proceso quedan expuestas no solo a pérdidas económicas, sino a sanciones penales que pueden comprometer su continuidad operativa. Invertir en herramientas tecnológicas de verificación, procesos documentados y una cultura de diligencia razonable es hoy una de las decisiones más inteligentes que puede tomar cualquier organización que quiera crecer con seguridad en un entorno de negocios cada vez más regulado.